บทบาทหน้าที่ ธุรการ

งานธุรการเป็นงานที่มีขอบขายและหน้าที่ความรับผิดชอบที่กว้างมาก และมีลักษณะงานที่จะต้องประสานงานกับุคคลทั้งภายในและภายนอกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการทำงานด้านสารบรรณ การจัดเก็บและค้นหาเอกสาร การจัดเตรียมการประชุม การติดต่อประสานงานการให้บริการ รวมทั้งปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

บทบาทและหน้าที่ของ “งานธุรการ” (Administration)
         1. ฝ่ายสนับสนุน” หรือเรียกง่าย ๆ ว่า ฝ่าย support เพื่อให้คนอื่นหรือพนักงานฝ่ายอื่น ๆ ทำงานได้สำเร็จตามเป้าหมาย
         2. เป็นสายงานที่เป็นเหมือนคนกลางที่จะคอยที่ขับเคลื่อนให้งานได้ดำเนินอย่างสะดวก เช่น การให้บริการ การติดต่อประสานงาน การจัดหา เป็นต้น
         3. เป็นสายงานการ “ควบคุม” และ “ดูแล” ให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้
         4. งานธุรการ “เป็นนักประสานและนักบริการที่ดี”
         ขอบเขต ของสายงานธุรการ คือ งานที่เกี่ยวกับ “จัดหา จัดใช้ ดูแล และบริการ เพื่อนำมาซึ่งความสะดวกของหน่วยงานอื่นในองค์กร”
หลักการและทัศนคติของผู้รับผิดชอบงานธุรการ
         1. ยอมรับในธรรมชาติของสายงานที่ไม่เสร็จง่าย ๆ
         2. ยอมรับว่าผลงานที่ทำนั้น “เสมือนปิดทองหลังพระ” อย่าหวังว่าจะได้รับคำชมง่าย ๆ
         3. ให้คิดเสียว่า คำตำหนิเป็นการสะท้อนความต้องการใช้บริการของคนในองค์กร
         4. ให้มองปัญหาที่เกิดขึ้นว่า เป็นสิ่งท้าทาย
         5. ให้มองความสำเร็จที่เกิดขึ้น เป็นกำลังใจ
         6. ให้นึกถึงประโยชน์ขององค์กรเป็นที่ตั้ง และปฏิบัติหน้าที่อย่างยุติธรรมแก่ทุกฝ่าย
         7. รู้จักการวางแผน และบริหารเวลาให้เป็น
         8. เปิดใจกว้าง และยอมรับความคิดเห็นจากผู้อื่น
         9. มีทักษะในการสื่อสารให้เกิดประสิทธิผล
         10. มุ่งสู่การปฏิบัติงานให้บรรลุตามเป้าหมาย
         11. ภูมิใจว่าเป็นหน่วยงานที่ทุกองค์กรต้องมี

และยังมีอีกมากมายอยู่กับหน่วยงานที่เราเข้าไปทำงานอยู่ว่า องค์กรแต่ละองค์กร วางขอบเขตและหน้าที่ความรับผิดชอบของ "งานธุรการ" ไว้อย่างไร

หน้าที่ความรับผิดชอบของงานธุรการ
1.1  งานสารบรรณ
รับ  และ  ส่งหนังสือ  ทั้งภายในและภายนอกของกองบริการการศึกษา (กำแพงแสน)
งานสารบรรณ  และ  งานธุรการต่าง ๆ  ภายในกองฯ
รวบรวมหนังสือเสนอแต่ละงานที่รับผิดชอบ  เพื่อพิจารณากลั่นกรองเสนอผู้บังคับบัญชาตามลำดับขั้น
ร่างหนังสือโต้ตอบทั้งภายในและภายนอกวิทยาเขต
เวียนหนังสือ  ติดต่อ  ติดตามเรื่องและประสานงานราชการ  ทั้งภายในและภายนอกกองบริการการศึกษา (กำแพงแสน)
จัดเก็บหนังสือ  ค้นหา  และอื่น ๆ ให้มีความสะดวกรวดเร็ว
จัดทำงบเดือนของข้าราชการและลูกจ้าง
จัดทำเอกสาร  บันทึก  การลาประเภทต่าง ๆ  ของบุคลากร
จัดทำทะเบียนประวัติบุคลากร
บริหารงานบุคคลของกองบริการการศึกษา
1.2  หน่วยผลิตเอกสาร
พิมพ์หนังสือราชการต่าง ๆ   ของกองบริการการศึกษา
อัดสำเนาหนังสือ  เอกสารต่าง ๆ   ของกองบริการการศึกษา
อัดสำเนาแบบฟอร์มต่าง ๆ ของกองบริการการศึกษา
จัดพิมพ์หน้งสือ  อาทิ  หนังสือตารางเรียน  ข้อมูลสถิติ  แผ่นพับ  ฯลฯ
จัดพิมพ์  Transcript  และเอกสารรับรองทางการศึกษาของนิสิตคณะเกษตร คณะวิศวกรรมศาสตร์
จัดพิมพ์เกี่ยวกับการจ่ายเงินสมนาคุณตอบแทนกรรมการการจัดการสอบกลางภาคการสอบไล่และบัญชีจ่ายเงินผู้ควบคุม การสอบกลางภาคการสอบไล่
จัดพิมพ์งบประมาณแผ่นดิน  และงบประมาณเงินรายได้ของกองบริการการศึกษา
จัดพิมพ์รายงานการใช้เงินนอกงบประมาณประจำเดือน
จัดพิมพ์งบเดือนของข้าราชการและลูกจ้างประจำของกองบริการการศึกษา
จัดพิมพ์การเบิกค่าจ้างลูกจ้างชั่วคราวประจำเดือน
จัดพิมพ์ตารางสอบกลางภาค  ตารางสอบไล่ประจำภาคต้นและภาคปลาย
บริการถ่ายเอกสาร
ดูแลเครื่องพิมพ์ดีด  เครื่องอัดสำเนา  เครื่อง Copy Printer  ให้มีประสิทธิภาพดีอยู่เสมอ
1.3  หน่วยการเงินบัญชีและพัสดุ
จัดหา / จัดจ้าง  ซ่อมแซมบำรุงรักษาวัสดุครุภัณฑ์ต่าง ๆ  ของกองฯ
ควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุและครุภัณฑ์ต่าง ๆ  ของกองฯ
จัดทำบัญชีควบคุมวัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้จากงบประมาณหมวดต่าง ๆ
จ่ายและเก็บเครื่องมือในงานซ่อมบำรุง
รับเงินและออกใบเสร็จรับเงินค่าธรรมเนียมจากการขอเอกสารรับรองทางการศึกษา
ควบคุมและจัดทำบัญชีการเบิกจ่ายเงินงบประมาณ  เงินรายได้  และเงินจัดสรรค่าหน่วยกิต ค่าธรรมเนียมต่าง  ๆ  ของกองฯ
การจ่ายเงินสมนาคุณตอบแทนกรรมการจัดการสอบไล่  และผู้ควบคุมการสอบไล่
จัดทำและคุมบัญชี  การเงิน  และงบประมาณของกองฯ
ควบคุมการขออนุมัติเบิกเงินของแต่ละชมรม  สโมสร  สภานิสิต  อบก.
จัดเก็บเอกสารและใบสำคัญต่าง ๆ เกี่ยวกับการขออนุมัติซื้อ
จัดบริการเงินยืมฉุกเฉินแก่นิสิต
จัดเก็บเงินสวัสดิการของกองฯ
จัดทำรายงานการใช้เงินนอกงบประมาณประจำเดือน
1.4  หน่วยบริการและสวัสดิการ
ดูแลรักษาความสะอาดของหน่วยงานภายในและภายนอกอาคาร
ดูแลสวนโดยรอบอาคาร
ประสานงานแจ้งซ่อมสถานที่
จัดห้องประชุม

สำหรับบริษัทของผม บริษัท......จำกัด (มหาชน)
ธุรการใช้ชื่อภาษาอังกฤษว่า  Administration Support Section :ASS ซึ่งหากเอาอักษรย่อมาแปล คือ "ก้น"
ซึ่งตรงตัวเลยครับว่า "ก้น" คือ อวัยวะส่วนสุดท้ายของร่างกายครับ ในการขับถ่าย ซึ่งมีแต่ของเสียผ่านมา แต่ก้นนั้นสำคัญต่อร่างกาย ในการทำหน้าที่เป็นองค์ประกอบหนึ่ง หากร่างกายไม่มีก้นระบบการทำงานของร่างกายก็จะไม่สมดุล ดังนั้น เลยคิดได้ว่า ASS ก็สำคัญไปไม่น้อยกว่าหน่อยงานใดในองค์กร เราทำหน้าที่ในการอำนวยความสะดวกให้กับทุกหน่วยงาน ให้ความช่วยเหลือ และประสานงานให้เป็นไปตามกลไกลการบริหารงานขององค์กร แต่ที่สำคัญ เราต้องมีใจรักในการให้บริการ รักในหน้าที่ของเรานั่นเอง

สำหรับองค์กรของผมแบ่งแผนกธุรการออกเป็น
1. ส่วนงานสารบัญ
2. ส่วนงานบริหารทรัพย์สินและพัสดุ
3. ส่วนงานดูแลอุปโภคและบริโภค
4. ส่วนงานยานพาหน่ะ
5. ส่วนงานพนักงานรับส่งเอกสาร
6. ส่วนงานสนับสนุนอุปกรณ์และเครื่องมือสำนักงาน
 ซึ่งแต่ละส่วนงานเรามีหน้าที่ให้การสนับสนุนการทำงานของทั้งองค์กรครับ เรารักงานบริการ รักการประสานงานและให้ความช่วยเหลือ

  คุณอาจเคยสงสัยความหมายที่แท้จริงของคำว่า ธุรการ คืออะไร สำหรับความหมายของผมนะครับ คุณเคยได้ยินหรือตอบคำถามใหม เวาลามีคนถามว่า คุณจะไปใหน ทำอะไร ประมาณนี้ แล้วคุณหรือเขามักจะตอบว่า ไปทำธุระ เช่นเดียวกันเลยครับ งานธุรการเป็นงานที่สนับสนุนทั่วไป บางทีจะมีงานอื่น ๆ ตามมาโดยที่เราไม่ได้ตั้งตัว งานของเราคือสนับสนุน งานธุรการส่วนใหญ่จะไม่ระบุตายตัวมากมายว่าทำอะไรบ้าง อย่างพี่บอกเลย เจนเนรัลเบ้นั้นเอง
                                  ขอให้ทุกรักในสิ่งที่ทำน่ะครับ ไม่ต้องสนใจใคร หากเราทำอะไรเต็มที่ทุกอย่างต้องประสบความสำเร็จ แม้ว่าใครไม่เห็นความสำคัญแต่เราเห็นนิครับ คนไม่เห็น เทวดาเห็น ความสำเร็จทุกอย่างขึ่นอยู่กับตัวเราครับ